Entenda a importância de um porta-voz

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Entenda a importância de um porta-voz

Você sabe qual é a real importância de um porta-voz? Hoje a Race traz para você um debate sobre o papel essencial que esta figura tem para a marca. Vem conferir!

Para um bom trabalho com a assessoria de imprensa é crucial que as empresas e assessorias trabalhem da forma mais integrada possível. Juntas construirão cronogramas que possam ser seguidos, sinergia nas informações, antecedência sobre as novidades, alinhamento de estratégia e porta-vozes preparados.

Esse último ponto é muitas vezes deixado de lado, já que muitos executivos acreditam ter todos os atributos necessários para lidar com a imprensa, porém, não é tão simples quanto se imagina. O porta-voz é responsável por falar em nome da empresa em um momento de crise ou não. Lançamentos de novos produtos, lançamentos de marcas, apresentação de resultados ou, até mesmo, sobre uma pauta fria.

Para que se alcance o melhor resultado possível na divulgação de uma matéria, o porta-voz é uma peça chave para que isso aconteça. Abaixo entenda se a sua empresa está no caminho certo:

  1. Entender a mídia que pretende atingir: hoje as notícias correm de forma incrivelmente veloz. A internet tornou tudo mais acessível e você não precisa mais chegar em casa, ler ou assistir ao jornal para saber do que está acontecendo no mundo. Conhecer todas as formas de noticiar é a melhor forma de estar por dentro da agilidade da notícia e da importância de cada meio;
  2. Treinamento: algumas vezes, o melhor CEO do mundo, não tem o carisma e a desenvoltura que uma entrevista pede. O media training é uma opção eficaz de tornar um CEO em um porta-voz;
  3. Uma empresa não precisa ter um único representante: a primeira coisa que deve se levar em consideração é que ter um porta-voz acessível é essencial para que a assessoria de imprensa trabalhe de forma assertiva. Apesar de o diretor ou o presidente serem peças importantíssimas dentro de uma companhia, dividir o trabalho de falar com a imprensa faz com que mais solicitações possam ser atendidas e os porta-vozes não se cansem dessa função;
  4. Em um momento de crise: se preparar para uma entrevista difícil é essencial para que tudo ocorra da melhor forma possível. A assessoria de imprensa tem a obrigação de ter um manual de crise preparado para esses momentos, porém, é papel do porta-voz estar por dentro de cada key message e cada informação que não pode ser transmitida.

Se sua empresa estiver por dentro desses quatro passos ela está no caminho certo. Se não, ainda dá tempo de se recuperar.

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Este conteúdo é uma colaboração de Núbia Neves

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O que é o áudio release? 1

O que é o áudio release?

Por Maira Manesco

O áudio release, assim como o press release, é um material de divulgação que apresenta informações sobre determinada empresa e é enviado para jornalistas com a intenção de sugerir pautas para os veículos de comunicação.

Normalmente utilizado para anunciar novidades, lançamentos e importantes informações, o áudio release é enviado para veículos de rádio AM e FM de editorias que o cliente deseja informar. O arquivo é gravado em formato MP3 e enviado ao mailing de imprensa por e-mail para verificação e download.

O envio do áudio release é indicado principalmente para pautas altamente relevantes para programas de rádio, como lançamento de produto ou marca e depoimento ou entrevista do porta-voz da empresa, pois o material com conteúdo jornalístico chega à redação editado e pronto para ser veiculado.

* Maira Manesco é Assessora de Imprensa na Race Comunicação.

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Quando eu preciso de comunicação interna? 2

Quando eu preciso de comunicação interna?

Por Filipe Andrade

Apesar de possuir uma relevância ainda maior em momentos de crise, a comunicação interna é indispensável no dia a dia de uma organização, sempre.

Conforme argumenta Camilla Stivelberg, em sua tese ‘Comunicação Interna: Gestão e Prevenção de Crises’, “todas as organizações estão sujeitas a possíveis crises, sejam elas de pequenas proporções a grandes catástrofes”.

E, apesar do risco, essas situações adversas não estão, necessariamente, ligadas ao uso ou não de uma comunicação interna efetiva. A aplicação de ferramentas dinâmicas de comunicação e relacionamento com o público, por outro lado, será determinante para minimizar os efeitos da crise. Ou seja, quanto mais dinâmica a comunicação, menor os efeitos da crise e vice-versa.

Mais que isso, em todos os níveis de uma organização, a comunicação interna é indispensável para o alinhamento da equipe em torno de objetivos comuns, qualquer que seja o momento. Assim, a empresa estará preparada para eventuais momentos de crises, além de manter um time de profissionais motivados e focados.

A forma de se fazer comunicação interna, no entanto, varia de organização para organização, afinal, as ferramentas são inúmeras – jornais murais, house organs, TV’s e rádios corporativas, email marketing, informativos via intranet e os sites de redes sociais, cada vez mais importantes e mais valorizados dentro das estratégias de comunicação.

Se sua empresa tem muitos funcionários, muitas informações acontecendo e os colaboradores não estão acompanhando. Você está precisando de comunicação interna. Para uma comunicação interna eficaz é necessário ter gente disposta em saber das informações, pessoas gabaritadas para escrevê-las, apurá-las e também em publicá-las. Periodicidade também é fundamental. Mas não existe milagre na comunicação com os seus colaboradores se a empresa está totalmente desorganizada em outros aspectos. Faça uma autoanálise e se tiver dúvidas, consulte um especialista na área.

*Filipe Andrade é assessor de imprensa na Race Comunicação

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Assessoria de imprensa reativa 3

Assessoria de imprensa reativa

Por Núbia Neves

Nem só de notícias positivas vive uma empresa. Verdades ou mentiras são usadas contra empresas, produtos e serviços todo o tempo na mídia. Esse é mais um dos motivos que comprovam a importância de ter uma assessoria de imprensa. Quando trabalhamos com empresas ou assuntos polêmicos, é muito importante que estejamos sempre preparados para lermos matérias que coloquem em cheque a confiabilidade das marcas.

É impossível controlar a mídia. Blogueiros, sites, formadores de opinião, publicam a toda hora informações que podem ser opiniões pessoais ou possuírem embasamentos e comprovações. Essas matérias são difíceis de serem previstas. Por isso, manter o monitoramento em todos os tipos de mídia é a melhor forma para estar preparado.

Através da checagem diária, assim que uma matéria negativa é publicada é possível entrar em contato com o jornalista ou com o especialista usado como fonte para a notícia. É muito importante que a empresa, juntamente com a assessoria de imprensa, prepare um Q&A (Questions and Answers) que preveja perguntas e respostas com informações negativas e positivas que podem ser ditas. Com esse material em mãos, o contato com quem disseminou a informação é muito mais ágil e eficaz.

É importante ter em mente que nem sempre as informações negativas geradas por um veículo jornalístico são culpa do jornalista. Os repórteres e editores têm como obrigação consultar especialistas sobre os assuntos que vão tratar, e esses especialistas, normalmente, têm embasamento para tratar desses assuntos. Portanto, tenha sempre que possível preparadas suas “provas” de que o que estão dizendo está errado.

Pode ser que a matéria não seja modificada, principalmente quando se trata de um material impresso, porém, se conseguirmos mostrar para o jornalista que a informação não era correta, a chance dela se repetir é muito pequena. Além disso, no melhor dos casos, a empresa ou produto, pode entrar na lista de porta-vozes do jornalista, fazendo com que sejam procurados para uma próxima matéria.

* Núbia Neves é Assessora de Imprensa na Race Comunicação

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O que é um Q&A? 4

O que é um Q&A?

Por Rogério Artoni

Q&A, ou Questions and Answers, (do português: perguntas e respostas) é uma ferramenta bastante utilizada em assessoria de imprensa. Este documento, muitas vezes sigiloso, contém possíveis perguntas e também prováveis respostas para muitos assuntos de uma empresa, serviço ou produto.

Para cada ação com a imprensa é possível preparar um Q&A que preveja as prováveis perguntas de um jornalista. Desta forma, o porta-voz se prepara melhor para uma entrevista e não é pego de surpresa na hora daquela pergunta mais complicada de se responder.

Para preparar um Q&A é muito importante ter em mente o que um jornalista pode perguntar em torno daquele assunto. Imagine que uma empresa pegou fogo e haverá uma coletiva de imprensa. No momento que a coletiva é aberta para perguntas, pode haver questionamentos que o porta-voz não saiba responder e neste momento o Q&A será útil, pois terá uma reposta pensada, para que ele não fale algo que comprometa a empresa.

Cada companhia pode ter diversos Q&As preparados para situações específicas: um institucional, um para crises, um para cada produto ou serviço, um apenas para questões de recursos humanos, entre outros casos que surgirem e que necessitem de um contato com a imprensa.

Para ser o mais estratégico possível, este documento deve ser respondido em conjunto com a assessoria de imprensa, departamento de comunicação da empresa e muitas vezes até mesmo com o departamento jurídico. É importante também que o porta-voz tenha em mente todas as respostas previstas no Q&A para que as informações estejam alinhadas com as estratégias da companhia.

* Rogério Artoni é diretor da Race Comunicação

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A importância da assessoria de imprensa para empresas internacionais 5

A importância da assessoria de imprensa para empresas internacionais

Por Alan Mariasch

O Brasil nunca esteve tão em evidência no mundo e cada vez atrai mais a atenção de organizações multinacionais. E não apenas por causa da Copa do Mundo ou Olimpíadas, mas graças ao grande potencial de sua economia, que apesar de muitos desafios burocráticos, sociais e gargalos logísticos, cresce num ritmo mais acelerado do que tradicionais potências como Itália e Espanha. Mas em termos de comunicação e relacionamento com a imprensa, como as empresas estrangeiras devem se planejar quando desejarem se estabelecer no Brasil?

Para Alice Bonasio, gerente de comunicação do Mendeley, rede social para pesquisadores acadêmicos com sede em Londres e atuação mundial, há inúmeras vantagens em uma empresa multinacional contratar uma agência de comunicação brasileira, quando desejar abrir um escritório ou expandir suas operações por aqui: “Além do lado logístico, para mim a vantagem mais importante é ter uma presença local que entenda como funciona o mercado, saiba quem são as pessoas influentes, e que já cultive relacionamentos com essas pessoas. Isso te dá a habilidade de construir seus planos com muito mais confiança, pois sabemos que, tendo uma boa ideia, essa ideia vai chegar aos ouvidos certos”.

Algumas empresas optam por realizar o trabalho de assessoria de imprensa a partir da matriz, localizada no exterior, mas sem obter os mesmos resultados. “Relações públicas, no final das contas, são sobre relacionamentos, e o elemento de estar perto, fisicamente, acaba contando. E-mail e telefone são ferramentas úteis e eu mantenho contato direto com muitos jornalistas no mundo inteiro, mas no final das contas, muitas ideias só rolam mesmo num almoço ou com um cafezinho. Tendo uma assessoria de imprensa que entenda a sua empresa e trabalha como uma extensão dela, você tem muito mais opções”, afirma Alice.

A escolha da agência de assessoria de imprensa deve ser um processo bem criterioso. A empresa necessita explicar exatamente quais são suas expectativas no país e a agência precisa ser realista e alinhar a demanda do cliente com aquilo que é possível de ser realizado. Alice acredita que “a seleção deve ser feita com cuidado e com honestidade dos dois lados. O cliente tem que ser muito honesto quanto às expectativas (resultados esperados, dentro de quanto tempo, etc) e a agência tem que ser transparente sobre o número de pessoas que vão trabalhar diretamente com ela, quantas horas serão dedicadas ao atendimento, quais os meios de comunicação e como será medido o sucesso desse trabalho”.

Por fim, não basta apenas contratar a melhor agência, mas é necessário fornecer a ela as condições para que desempenhe o melhor trabalho. “Um porta-voz que fale português é muito útil, pois dá aquele senso de conexão com o mercado brasileiro, mas o mais importante é ter uma história boa para contar, através da qual você possa promover a empresa e tudo aquilo que ela representa. Mas eu acredito que uma boa assessoria de imprensa te ajuda não só a chegar nas pessoas, mas por entender o mercado e as necessidades de cada jornalista e veículo, ela vai te ajudar a criar campanhas e histórias relevantes e de alto impacto para promover a sua empresa”, conclui Alice.

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O que é um porta-voz? 6

O que é um porta-voz?

Por Marianne Mitsui

Toda empresa está sujeita a uma intensa exposição na mídia, rodeada por diversos tipos de veículos de comunicação. Para saber como lidar com a imprensa apropriadamente, as organizações precisam de um porta-voz que fale por elas, a fim de transmitir mensagens adequadas e transparentes. Trata-se de um profissional hábil para explicar assuntos complexos de forma clara e, portanto, atender a mídia de modo eficaz. 

O porta-voz entende o funcionamento de todo o processo jornalístico, sabe como se portar diante de câmeras, em entrevistas ou eventos e reconhece a importância da mídia e da assessoria de imprensa. Para que esses profissionais estejam preparados para lidar com a empresa, muitas vezes é importante que ele passe por um media training.

O media training é uma estratégia fundamental para a agência antes da realização de ações. A capacitação é aplicada de diferentes maneiras, seja através de workshops, palestras ou simulação de entrevistas.

* Marianne Mitsui é Assessora de Imprensa na Race Comunicação.

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Quando uma empresa precisa de assessoria de imprensa? 7

Quando uma empresa precisa de assessoria de imprensa?

Por Núbia Neves

Pequeno, médio ou grande, não importa o tamanho do seu empreendimento, o importante é entender como a assessoria de imprensa pode ajudar a impulsionar seu negócio. É comum encontrarmos companhias que recorrem a essa ferramenta apenas na hora da crise, e o cuidado com a imagem da empresa nesse momento delicado é, realmente, imprescindível. Porém, se a empresa criar uma cultura que valoriza a comunicação, o gerenciamento de uma possível crise será ainda mais fácil.

Empresas de pequeno e médio porte, por exemplo, possuem muito potencial para trabalhar com a mídia, isso porque tem, em sua maioria, maior disponibilidade para atender a imprensa, além de um grande potencial para ser explorado. No início do trabalho, a assessoria de imprensa pode ajudar a alavancar os negócios, divulgar um produto ou serviço, através de matérias publicadas nos veículos certos, que atingem todos seus stakeholders. Além disso, o crescimento da empresa e a comunicação com seus públicos através da imprensa ajudam a construir uma marca sólida e confiável. O que poderá atrair consumidores, parceiros e investidores.

Empresas grandes, que possuem uma exposição espontânea, devem procurar uma assessoria de imprensa de preferência desde o começo de sua ascensão. Isso porque essa ferramenta ajudará a traçar planos de comunicação com todos os seus públicos, direcionando as informações certas para os públicos certos. “Grandes empresas influenciam o mercado, porém, essa informação é importante para investidores, assim como a eficiência do produto é relevante para o consumidor final. Por esse motivo, é importante que as empresas entendam o que é notícia e para qual veículo deve ser direcionada”, aponta Rogério Artoni, diretor da Race Comunicação.

Além disso, grandes companhias são centros de especialistas e potenciais fontes para a imprensa. É essencial utilizar essa mão de obra em benefício da empresa e, nesse ponto, a assessoria de imprensa também pode ajudar. Uma boa assessoria cria oportunidades para o cliente que atende e, consequentemente, para os porta-vozes explorarem o que a empresa pode oferecer.

Porém, é importante entender que, para estar na mídia, o investimento em novidade é permanente. É essencial que haja busca constante por bons profissionais e por melhorias para seu negócio. Apesar de não serem todas as empresas que possuem facilidade em ser notícia, todas tem potencial para tanto. Para isso, é importante que exista o cuidado da empresa em relação às novidades, transparência e flexibilidade para oferecer informações e atender os jornalistas.

A assessoria de imprensa faz o intermédio entre a empresa e a imprensa. Se você deseja saber mais sobre esse assunto, clique aqui.

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Assessoria de imprensa vs assessoria de comunicação

Assessoria de Imprensa versus Assessoria de Comunicação

Por Maira Manesco

Antes de qualquer outra informação… Sim, Assessoria de Imprensa e Assessoria de Comunicação são dois termos usados para diferentes atividades.

Apesar de possuírem denominação parecida, definem atividades distintas, por isso, costumam causar certa confusão aos leigos e também aos iniciantes profissionais da área. Em linhas gerais todos os assessores atuam administrando a informação entre empresa/cliente/produto e os seus stakeholders. Genericamente, tanto uma assessoria quanto a outra desempenham mais do que o simples papel de cuidar da imagem do seu assessorado.

A assessoria de imprensa é composta por jornalistas e relações-públicas, que têm como principal função ser o elo entre as organizações e os veículos de comunicação. Os assessores de imprensa devem conhecer as atividades, os projetos, as propostas e as ideias do cliente para, assim, elaborar estratégias de comunicação e sugerir pautas noticiáveis para a mídia. Devem ainda assessorar e divulgar eventos, montar os clippings de notícias com matérias sobre temas relevantes ao assessorado, e orientar sobre como executivos e colaboradores devem se relacionar com a imprensa, o famoso media training. O principal papel desempenhado por esta atividade é a divulgação.

Por outro lado, a assessoria de comunicação é formada por, pelo menos, um profissional de cada área da comunicação social, ou seja, jornalistas, publicitários e relações-públicas. O trabalho exercido por essa assessoria de comunicação é mais completo e aprofundado, por isso, o grupo de profissionais tende a formar o Departamento de Comunicação da empresa. Dentre outros itens, devem saber quais são os pontos negativos da organização e tentar apresentar meios para solucioná-los, além de criar um ambiente harmônico entre os colaboradores, desde o chão de fábrica até a alta administração.

Os assessores de comunicação precisam ainda ter conhecimento sobre as ações do Departamento de Recursos Humanos, saber direcionar as informações para os diversos públicos que abrange na comunicação interna e externa e ainda desenvolver campanhas e propagandas publicitárias.

Para estreitar o relacionamento com a mídia, em especial com os veículos-chave para a empresa, é importante contar sempre com o auxílio de uma agência de comunicação especializada em assessoria de imprensa.

Enfim, todas as organizações e profissionais devem estar cientes das diferenças entre as assessorias de imprensa e de comunicação, devem também saber da importância de ambas para o desenvolvimento da empresa em prol do sucesso.

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O que é assessoria de imprensa

Assessoria de imprensa: o que é isso?

Por Treicy Keller

O que é assessoria de imprensa? O que faz o assessor de imprensa? Qual a diferença entre assessoria de imprensa e publicidade? Assessoria de imprensa trabalha com influenciadores? Se eu contratar os serviços de uma agência de comunicação, minha empresa conseguirá sair nos principais jornais do país? Muitas são as dúvidas em torno desta área e a nossa proposta é esclarecê-las.

Em linhas gerais, a principal função da assessoria de imprensa é servir como ponte entre o cliente atendido e os veículos de comunicação ou também influenciadores. Com isso, o assessorado (que pode ser uma pessoa física, empresa, ou instituição pública) conquista uma visibilidade positiva e de confiança junto à sociedade. Ou, nas palavras de um profissional da comunicação: conquista um fortalecimento da sua imagem.

Então, você se pergunta: “E como isso acontece na prática?”.

O trabalho do assessor de imprensa, que geralmente tem formação em jornalismo ou relações públicas, de uma forma simplificada, será conseguir que sejam divulgadas na imprensa notícias positivas sobre o assessorado.

O assessor deve conhecer a fundo o cliente: histórico, fraquezas, pontos fortes, quais são seus concorrentes, missão, visão, valores e como está o mercado de atuação. A partir disto, o profissional irá encontrar o potencial noticioso do assessorado, que gere interesse da mídia ou com um influenciador em publicar algo. Conheça algumas das ferramentas de trabalho que o assessor de imprensa utiliza para construir este relacionamento com a mídia:

  • Estratégias de comunicação: é a elaboração de um planejamento de trabalho que, dentre outras coisas, inclui quais serão os veículos-alvo, influenciadores-alvo, quais serão as editorias escolhidas (moda, gastronomia, economia, saúde etc) e quais assuntos poderão ser enviados para esse público. 
  • Press release, ou somente release: envio de informações em formato de texto, ou áudio quando enviado para rádio. Caso algum jornalista se interesse pelo assunto, ele utilizará o texto da assessoria em sua reportagem, ou irá agendar entrevista com a empresa.
  • Acompanhamento de entrevista: o assessor acompanha a conversa entre jornalista e cliente.
  • Follow up: trata-se de ligar para repórteres e editores com o objetivo de oferecer uma pauta (assunto); estabelecer contato com os jornalistas; confirmar se o jornalista recebeu um e-mail enviado.
  • Influenciadores e jornalistas: sim, uma assessoria de imprensa deve trabalhar com influenciadores e também com jornalistas, são públicos muito similares, mas que podem ajudar de formas distintas na construção da imagem do cliente ou na geração de novos negócios.
  • Mensuração de resultados: mensalmente o assessor de imprensa acompanha todos os resultados, avalia como melhorar esses impactos e compartilha esses dados com o cliente.
  • Gestão de crise: sim, a assessoria de imprensa trabalha muito em gestão de crises, principalmente alinhando informações, atendendo os contatos (negativos ou não), ajudando o cliente a se comunicar melhor e evitando mais impactos à marca
  • Outras atividades: claro que não é só essas atividades acima que competem a uma assessoria de imprensa, para que tudo funcione bem, existem vários outros serviços que prestamos, mas que fica para um outro artigo.

É importante ressaltar que assessoria de imprensa não garante que qualquer instituição ou pessoa física aparecerá nos veículos de comunicação. Isso acontece porque a assessoria não compra espaços no jornal, este trabalho é o da publicidade ou do branded content. A assessoria de imprensa conquista o espaço na mídia, sem envolver pagamentos ao jornal. Este alcance é muito mais influente e de mais credibilidade para o leitor e, portanto, pode trazer melhores resultados ao assessorado.

Com a vinda e fortalecimento do meio digital, as atividades do assessor de imprensa se expandiram. “Trabalhar a gestão de relacionamento com jornalistas ou influenciadores é importantíssimo! Mas atualmente, este profissional ainda deve ter em mente a força que o meio digital pode ter sobre a imagem de uma empresa ou personalidade. Hoje, nas agências de comunicação todos pensam como atingir também aquele blog ou um microinfluenciador numa rede social que está mais em alta”, alerta Rogério Artoni, diretor da Race Comunicação, agência especializada em assessoria de imprensa.

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