Comunicação interna: 7 perguntas de um bom briefing

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Comunicação interna: 7 perguntas de um bom briefing

Tempos velozes, home office, incertezas e altos níveis de ansiedade. Nossa realidade nos surpreende a cada novo dia e no universo das empresas e do mercado, não poderia ser diferente. A comunicação interna ganha maior pressão por entregas cada vez mais urgentes. O tempo se acelera e tudo parece ser igualmente importante. Tudo ao mesmo tempo agora.

Nesse contexto, a importância de um bom briefing se faz relevante. O briefing é um documento que facilita a entrega certeira dos pedidos de comunicação dos clientes por parte das agências de comunicação. Mas nem todo mundo sabe o que deve ter o briefing ou pior não considera essa etapa uma parte importante do trabalho da comunicação interna.

Atropelados pela pressa e por cobranças muitas vezes exigem peças sem sentido e sem prazo exequível. Justificativas à parte, quero aqui orientar minimamente os interessados em construir uma relação saudável e prática entre agência, comunicadores e áreas clientes.

Na comunicação interna, percebo que há maior confusão e repetitivas mudanças nos trabalhos, nos textos e nas imagens produzidas. Tal fato acontece porque múltiplas áreas se envolvem nas ações de comunicação com os empregados tendo um emaranhado de aprovações dentro da hierarquia que prejudica a criatividade e a celeridade eficiente da comunicação. Claro, quando o trabalho sai errado a culpa sempre será da equipe de comunicação ou da própria agência prestadora do serviço.

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Para reduzir esses ruídos e organizar esse meio de campo, sugiro algumas perguntas básicas sobre os trabalhos, mesmo que sejam pedidos aparentemente simples como um banner para a parede do refeitório da fábrica ou uma post a ser enviado pelo WhatsApp corporativo.

Veja 7 perguntas básicas a serem respondidas em um briefing de comunicação interna:

1: Qual o projeto, evento ou ação a ser realizada?

Neste campo é ideal termos o nome do projeto, o nome do evento a ser realizado ou a ação específica de forma detalhada.

2: Qual a área responsável pela demanda e qual a área que vai aprovar o material?

Neste campo é ideal termos a área cliente ou solicitante e também o aprovador do material a fim de evitar que diferentes pessoas, na ânsia de contribuir, façam alterações ao longo do processo, alterando o briefing inicial. A permanente alteração de textos, imagens, logos, cores e até formatos impacta na qualidade do serviço prestado.

 3: Qual o prazo e a verba disponível?

É ideal termos aqui a verba disponível e o prazo de entrega de forma clara a fim de direcionar tempo e investimento de comunicação de forma clara., evitando expectativas altas com verbas reduzidas. Nesse item podemos já inserir o tipo de material a ser usado ou mesmo formatos de arquivos.

4: Qual o objetivo da comunicação?

Pergunta simples, resposta difícil. Mas é necessário que a área solicitante aponte um objetivo a ser alcançado.

 5: O que as pessoas deverão fazer ou perceber após essa comunicação?

Essa pergunta complementa a anterior e demanda do solicitante uma ação prática ou uma percepção valiosa a respeito daquilo que se quer comunicar.

 6: Qual a mensagem-informação principal que que não pode faltar no material?

Aqui podemos inserir e-mail de contato, telefone, logomarcas ou mesmo algum dado específico sobre aquilo que se comunica.

7: Existe algum material anexo, como fotos e textos?

Item importantíssimo, uma vez que muitas áreas ou gestores já possuem uma ideia na cabeça e que gostariam de implantar (na verdade copiar e diminuir risco de erro). Fotos e imagens de referência devem ser vistos e aprovados antes da apresentação de lay outs e drafts de criação. É o cliente quem deveria apontar o que deseja e como deseja. Mas caso ele não saiba e permita a criação livre de opções e propostas

De uma maneira a prevenir mal-entendidos e alinhar expectativas, ao se elaborar um briefing – que funciona como espécie de roteiro do trabalho – se organiza melhor o pedido e coloca o cliente e a área solicitante como responsável pelo material a ser apresentado. O documento serve também como um guia, um minicontrato entre comunicadores e clientes.

Assim, evitamos riscos e retrabalhos, reduzimos stress e também custos. Fica a dica.

Por Luiz Antônio Gaulia 

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Briefing: saiba como elaborar e quais perguntas ele precisa responder

Ter uma ótima ideia, mas receber um produto totalmente diferente das suas expectativas ou investir horas e muita energia em uma entrega, para ao final descobrir que não era nada daquilo que havia sido pedido é um cenário bastante comum na relação cliente-agência. A falta de alinhamento prévio pode causar muitos problemas no resultado final, mas que podem ser evitados com um bom e completo briefing.

Em poucas palavras, um briefing é um conjunto de instruções, um compilado de expectativas e um verdadeiro cronograma de um projeto. O resultado varia: post em rede social, relatório de evento, divulgação de pauta estratégica. Todo produto demandado de um profissional por outro precisa ter suas orientações claras e bem organizadas.

Os benefícios de um briefing bem elaborado e mantido atualizado são diversos e facilitam a vida das equipes envolvidas, tanto de um lado, como do outro. Resumidamente, temos que suas principais vantagens, são:

  • Alinhamento de expectativas entre cliente e agência: ambos ficam cientes da importância do projeto e seus objetivos;
  • Melhor coesão do time que executará o projeto: todos da equipe ficam na mesma página quanto ao que precisa ser feito e quando;
  • Mais facilidade na organização das tarefas: entregas bem definidas permitem a criação de um cronograma de atividades e a noção do que já foi feito e o que ainda precisa ser cumprido;
  • Auxílio na gestão e otimização do tempo ao longo do processo de criação: com base na definição do prazo e na quantidade de tarefas do processo, é possível saber quanto tempo cada atividade pode demandar;
  • Possibilidade de avaliação da entrega: o sucesso do produto final pode ser avaliado com base nas expectativas previamente estabelecidas e nos elementos de sua composição tidos como fundamentais.

Além de tudo isso, um bom briefing dado no começo de um projeto diminui potenciais ruídos de comunicação e dúvidas surgidos ao longo processo e permite que o dia-a-dia das equipes envolvidas seja mais tranquilo e sem estresses desnecessários.

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Como fazer um briefing?

Não existe um único modelo de briefing já pronto e aplicável a toda e qualquer situação. Pelo contrário, são diversas estruturas, adaptadas por cada empresa de modo que fiquem mais adequadas às suas necessidades. De todo modo, existem itens básicos que podem compor um briefing de modo a torná-lo completo e útil.

Antes de listarmos os componentes principais da check-list, é importante ressaltar que, aqui, estamos tratando de um exemplo em que os atores já se conhecem e a agência já sabe o histórico e área de atuação do cliente, assim como pontos sensíveis do setor. Se esse não for o seu caso, é importante acrescentar essas três questões no seu briefing.

Confira as 10 perguntas básicas que um briefing precisa responder:

  1. O que precisa ser feito: qual é o produto final?
  2. Qual o deadline?
  3. Haverá check points ao longo do período de produção? Quando?
  4. Qual o objetivo do produto?
  5. Que mensagem o produto deverá passar?
  6. Quais as expectativas do cliente em torno do produto?
  7. Quem é o público-alvo que o produto busca atingir?
  8. Qual é o orçamento para o projeto? Existe alguma distribuição de recursos já pré-definida?
  9. Objeções: o que o produto não pode conter de forma alguma?
  10. Existem materiais extras que podem ser compartilhados? Exemplo: modelos, edições anteriores do produto em questão, benchmarking de outros produtos que podem servir de inspiração, etc.

Essas são questões essenciais na elaboração do briefing e devem ser respondidas da forma mais clara e mais objetiva possível. É claro que se seu projeto demandar mais informações ou não contemplar alguma das perguntas colocadas, a lista não só pode, como deve ser editada. Um bom briefing é o que funciona para você, lembra?

Deve-se ressaltar, também, que mesmo em projetos com cronograma apertado, é importante que as duas equipes separem algumas horas para examinar e responder as questões. Esse investimento inicial de tempo e energia fará com que o restante do processo flua de forma muito mais ágil e sem sobressaltos no meio do caminho.

Por fim, um bom briefing deve ser de fácil acesso, de forma que esteja sempre à mão. Pensando nisso, convém evitar documentos muito longos e desorganizados cuja tendência é serem colocados e esquecidos naquela pasta, dentro daquela outra pasta, que faz parte da pasta “Documentos Gerais” do projeto.

Ficou com alguma dúvida? Quer saber mais sobre a importância do briefing e como adaptá-lo aos seus projetos? Entre em contato conosco para conversarmos mais sobre o tema!

Por Sofia Melazzo

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