Comunicando a volta ao escritório aos stakeholders

volta ao escritório

Como falar aos funcionários, clientes e sociedade que a rotina de trabalho da sua empresa vai mudar com a possível volta ao escritório

Por Flávia Giraldes

Começamos o terceiro ano de pandemia com muitos motivos para celebrar, mas ainda algumas razões para se preocupar. O avanço da vacinação contra a COVID-19 no país, que agora chega às crianças, e novidades no campo dos medicamentos podem ser um alento. Por outro lado, novas variantes se espalham com rapidez e comprometem os esforços de todos pela saúde.

Levando todos esses pontos em consideração, muitas empresas prosseguem com os planos de retomada do trabalho presencial iniciados em 2021 – e buscam meios para que esse movimento de volta ao escritório seja feito com segurança, calma e transparência.

Com a imposição da quarentena em março de 2020, o processo de home office em muitos casos aconteceu de uma hora para outra, sem um período de adaptação. Agora é possível fazer diferente: se preparar, tomar todas as medidas para que esse processo seja feito gradualmente, sem traumas e comunicando a todos como será a nova rotina da empresa.

Contudo, seja cuidadoso ao colocar as cartas na mesa: entenda quais são as informações relevantes que devem ser passadas a cada público e de que maneira você pode apresentar essa nova realidade.

Como abordar a volta ao escritório

Pensando em quatro importantes stakeholders de uma empresa, apresentamos abaixo algumas dicas para uma comunicação clara sobre a volta ao escritório em 2022:

Aos funcionários:

Talvez o público mais interessado nessa mudança, os funcionários vão precisar reorganizar sua rotina para esse novo momento. Antes de impor medidas, é importante ouvi-los sobre o que funcionou ou não para eles no home office, o que eles vão priorizar nessa nova fase e como preferem se estruturar. Para isso, você pode criar um formulário online com questões pertinentes.

É claro que talvez não seja possível atender os pedidos de todos (pode ser que todo mundo queira trabalhar de casa na segunda ou sexta-feira!), mas mostrar-se atento e compreensível, quando puder, vai tornar o trabalho mais humano e mostrar que você se importa com seu time.

Dê tempo, ofereça sua escuta e realmente leve em consideração o que for apresentado pela equipe. Adicionalmente, apresente seus protocolos de segurança em relação a vacinação, limpeza, testagem e sintomas e mostre como eles serão seguidos no dia a dia.

Novos talentos:

Assim que o novo ritmo de trabalho estiver definido, seja claro quando anunciar novas vagas. Já no anúncio especifique qual será a rotina de trabalho, pois muitas pessoas buscam por um regime específico, seja ele 100% presencial, híbrido ou apenas virtual, e não querem esperar até a hora da entrevista para descartar ou considerar uma oportunidade.

Aos clientes:

Existem vários tipos de clientes: desde aqueles em outros Estados, que mesmo antes da pandemia só existiam no mundo virtual, e aqueles mais próximos, que frequentemente passavam para tomar um café e eram figurinha carimbada em encontros e reuniões.

Se a sua empresa está organizando a volta ao escritório, é possível retomar grande parte desse contato presencial. Informe aos clientes como vai funcionar sua disponibilidade para atendê-los na empresa (se será apenas em alguns dias na semana ou em determinados momentos do mês) e se haverá alguma mudança no contato por telefone ou e-mail.

Também é importante atualizá-los sobre seu horário de funcionamento e endereço, afinal, várias empresas se mudaram durante a pandemia ou mesmo deixaram seu escritório físico, e agora funcionam em espaços compartilhados como coworkings.

Com fornecedores:

Para as organizações que fornecem materiais para a sua empresa, é interessante avisar sobre possíveis mudanças nos dias de entrega ou retirada de produtos, a depender da escala de funcionários responsáveis pelo setor. Converse também sobre os horários em que sua empresa estará aberta.

Para a sociedade:

Você pode trocar informações sobre a volta ao escritório com gestores de outras empresas e também tornar público que retomou o trabalho presencial. Existem várias formas de fazer isso, como anúncios nas redes sociais, posts em seus perfis, menções na mídia… Depende de quem você quer atingir externamente!

Ainda não sabemos como serão os próximos meses, mas, se há algo que pudemos aprender com o novo coronavírus é que nem sempre nossos planos saem como imaginamos. Por isso, a flexibilidade e a resiliência são fundamentais no mundo dos negócios. As empresas que valorizam a comunicação transparente com seus stakeholders terão mais chance de atravessar com sucesso as diferentes etapas da pandemia.

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