Comunicação interna: 7 perguntas de um bom briefing

comunicação interna

Tempos velozes, home office, incertezas e altos níveis de ansiedade. Nossa realidade nos surpreende a cada novo dia e no universo das empresas e do mercado, não poderia ser diferente. A comunicação interna ganha maior pressão por entregas cada vez mais urgentes. O tempo se acelera e tudo parece ser igualmente importante. Tudo ao mesmo tempo agora.

Nesse contexto, a importância de um bom briefing se faz relevante. O briefing é um documento que facilita a entrega certeira dos pedidos de comunicação dos clientes por parte das agências de comunicação. Mas nem todo mundo sabe o que deve ter o briefing ou pior não considera essa etapa uma parte importante do trabalho da comunicação interna.

Atropelados pela pressa e por cobranças muitas vezes exigem peças sem sentido e sem prazo exequível. Justificativas à parte, quero aqui orientar minimamente os interessados em construir uma relação saudável e prática entre agência, comunicadores e áreas clientes.

Na comunicação interna, percebo que há maior confusão e repetitivas mudanças nos trabalhos, nos textos e nas imagens produzidas. Tal fato acontece porque múltiplas áreas se envolvem nas ações de comunicação com os empregados tendo um emaranhado de aprovações dentro da hierarquia que prejudica a criatividade e a celeridade eficiente da comunicação. Claro, quando o trabalho sai errado a culpa sempre será da equipe de comunicação ou da própria agência prestadora do serviço.

O design é uma parte muito importante dentro da comunicação. Veja nossas soluções em diagramação, infográficos, press kits e materiais gráficos! 

Para reduzir esses ruídos e organizar esse meio de campo, sugiro algumas perguntas básicas sobre os trabalhos, mesmo que sejam pedidos aparentemente simples como um banner para a parede do refeitório da fábrica ou uma post a ser enviado pelo WhatsApp corporativo.

Veja 7 perguntas básicas a serem respondidas em um briefing de comunicação interna:

1: Qual o projeto, evento ou ação a ser realizada?

Neste campo é ideal termos o nome do projeto, o nome do evento a ser realizado ou a ação específica de forma detalhada.

2: Qual a área responsável pela demanda e qual a área que vai aprovar o material?

Neste campo é ideal termos a área cliente ou solicitante e também o aprovador do material a fim de evitar que diferentes pessoas, na ânsia de contribuir, façam alterações ao longo do processo, alterando o briefing inicial. A permanente alteração de textos, imagens, logos, cores e até formatos impacta na qualidade do serviço prestado.

 3: Qual o prazo e a verba disponível?

É ideal termos aqui a verba disponível e o prazo de entrega de forma clara a fim de direcionar tempo e investimento de comunicação de forma clara., evitando expectativas altas com verbas reduzidas. Nesse item podemos já inserir o tipo de material a ser usado ou mesmo formatos de arquivos.

4: Qual o objetivo da comunicação?

Pergunta simples, resposta difícil. Mas é necessário que a área solicitante aponte um objetivo a ser alcançado.

 5: O que as pessoas deverão fazer ou perceber após essa comunicação?

Essa pergunta complementa a anterior e demanda do solicitante uma ação prática ou uma percepção valiosa a respeito daquilo que se quer comunicar.

 6: Qual a mensagem-informação principal que que não pode faltar no material?

Aqui podemos inserir e-mail de contato, telefone, logomarcas ou mesmo algum dado específico sobre aquilo que se comunica.

7: Existe algum material anexo, como fotos e textos?

Item importantíssimo, uma vez que muitas áreas ou gestores já possuem uma ideia na cabeça e que gostariam de implantar (na verdade copiar e diminuir risco de erro). Fotos e imagens de referência devem ser vistos e aprovados antes da apresentação de lay outs e drafts de criação. É o cliente quem deveria apontar o que deseja e como deseja. Mas caso ele não saiba e permita a criação livre de opções e propostas

De uma maneira a prevenir mal-entendidos e alinhar expectativas, ao se elaborar um briefing – que funciona como espécie de roteiro do trabalho – se organiza melhor o pedido e coloca o cliente e a área solicitante como responsável pelo material a ser apresentado. O documento serve também como um guia, um minicontrato entre comunicadores e clientes.

Assim, evitamos riscos e retrabalhos, reduzimos stress e também custos. Fica a dica.

Por Luiz Antônio Gaulia 

Gostou do artigo?